Als Verwaltungssekretär/in bist du in einer kantonalen Verwaltung beschäftigt. Die breitgefächerte Ausbildung bereitet dich auf verschiedene Tätigkeitsbereiche in einer Direktion oder einem Amt vor. Eine Verwaltung besteht aus verschiedenen Ämtern und Direktionen: Öffentliche Sicherheit, Gesundheit, Finanzen, Bau oder Justiz sind allesamt Aufgaben der Verwaltung, welche diese im Gemeininteresse wahrnehmen.
Aufgaben als Verwaltungssekretär
Die Verwaltung setzt geltendes Recht in der Praxis um sorgt für ein organisiertes Zusammenleben im Kanton. Als Verwaltungssekretär/in hast du erhebliche Verantwortung in einem dieser Sachgebiete. Mögliche Aufgaben sind die Kassen- sowie Rechnungsführung, die Bürgerbetreuung oder die Budgeterstellung. Diese Aufgaben erfordern allesamt eine exakte Arbeitsweise, Freude an administrativen Aufgaben sowie Spaß am Umgang mit Menschen. Insbesondere der zuletzt genannte Punkt ist von Bedeutung, da du in den allermeisten Sachgebieten direkten Kontakt mit Bürgern hast. Außerdem sind gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen Programmen am PC wichtig.
Daneben kannst du dich auch in der Staatskanzlei deines Kantons engagieren. Die künftigen Verwendungsmöglichkeiten sind also breit gefächert. Deine berufliche Zukunft ist somit keinesfalls langweilig, denn im Laufe deines Berufslebens kannst du dich immer wieder auf neue Stellen in anderen Fachbereichen bewerben. Dadurch bleibst du flexibel!
Die Ausbildung zum Verwaltungssekretär
Doch wie wird man nun Verwaltungssekretär/in? Zunächst ist eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung im administrativen Sektor erforderlich. Der Einstieg zum/zur Verwaltungssekretär/in erfolgt somit über die Berufspraxis. Je nach Stellenbeschreibung kann Berufserfahrung gefordert sein. Es ist von Vorteil, wenn du bereits in der Verwaltung tätig warst und dort eine Ausbildung abgeschlossen hast. Allerdings gibt es auch Quereinsteiger ohne Verwaltungshintergrund, die heute bei einem Kanton oder einer Kommune tätig sind. Nachdem die Grundvoraussetzung bei dir vorliegen, kannst du dich online bei der jeweiligen Direktion bewerben. Per Online-Bewerbung reichst du deine Unterlagen ein. Wenn du mit deiner Bewerbung überzeugen kannst, wirst du zum persönlichen Interview eingeladen.
Einstellungsverfahren für Verwaltungssekretäre
Im Interview möchte man dich persönlich kennenlernen, um herauszufinden, ob du gut ins Team passt und die richtige Einstellung für eine Tätigkeit in der Verwaltung mitbringst. Rechne damit, dass Fragen zum Lebenslauf gestellt werden. Außerdem werden Bewerber/innen gerne gefragt, weshalb sie sich für die kantonale Verwaltung interessieren und worin ihre persönlichen Stärken liegen.
Gerne kommen auch ein paar spezifische Fragen zur Verwaltung dran. Informiere dich also vor dem Interview gründlich über das Amt beziehungsweise die Direktion, bei der du dich beworben hast. Welche Aufgaben nimmt das Amt wahr? Wie ist das Amt organisiert? Wer leitet das Amt? Diese und ähnliche Fragen treten dabei gerne auf.
Bei deiner Vorbereitung solltest du demnach gründlich recherchieren, damit du die wichtigsten Daten über deinen künftigen Arbeitgeber kennst. Im Großteil des Gesprächs geht es jedoch um Dich als Person und den Eindruck, den du bei deinem Gegenüber hinterlässt. Ziel des Gesprächs ist es, herauszufinden, ob du gut ins Team passt. Gerne wird dabei auf den Lebenslauf Bezug genommen. Du musst damit rechnen, dass Rückfragen zu deinem Anschreiben und den Bewerbungsunterlagen gestellt werden.
Weshalb interessieren Sie sich für die öffentliche Verwaltung? Was hat Sie dazu bewogen, sich bei unserem Amt zu bewerben? Mit diesen Fragen möchte dein potentiell künftiger Arbeitgeber mehr über deine Bewerbermotivation herausfinden.
Richtig auf das Auswahlverfahren vorbereiten
Bereite dich also gründlich auf den Termin vor, erscheine pünktlich und zeige durch deinen Auftritt, dass du ein ernsthaftes Interesse an einer beruflichen Zukunft in der Kantonalen Verwaltung hast. Beantworte Fragen zu deiner Person ehrlich und bereite dich auf Fragen zu deinen Bewerbungsunterlagen vor.
Für Verwaltungssekretär/innen bietet sich eine Weiterbildung zum/zur Notariatsassistent/in an. Verschiedene Kantone bieten Weiterbildung an, welche in Kombination mit Berufserfahrung zum Titel Notariatsassistent/in führen.
Training mit dem Online Testtrainer
Wenn du dich effektiv und zielgerichtet auf dein Auswahlverfahren in der Verwaltung vorbereiten möchtest, so empfehlen wir dir unseren Online-Testtrainer für das Einstellungsverfahren in der öffentlichen Verwaltung. Mit unserem Online Testtrainer Komplettpaket gelangst du zielsicher zur Einstellung! Dank unserer Online-Akademie übst du auch unterwegs: egal ob auf dem Smartphone, Tablet und Laptop. Unser Support-Team unterstützt dich bei Fragen. Hunderte von Übungsaufgaben zu sämtlichen Testfeldern der Auswahlprüfung sowie vielseitiges Videomaterial zum Job-Interview und dem Assessment-Training bereiten dich optimal vor!
